Helpotuksia yhdistysten kokousten pitämiseen

Yhdistyksen sääntömääräisen kokouksen siirtäminen ja sen järjestäminen etäyhteyksin on siis mahdollista poikkeustilan aikana. Päätöksen tekee yhdistyksen hallitus.

- Ensinnäkin on hyvä muistaa, että kirjatut poikkeukset koskevat vain syyskuun loppuun mennessä järjestettyjä kokouksia. Poikkeus yhdistyslain määrityksissä mahdollistaa osallistumisen vuosikokoukseen etäyhteyksien kautta, vaikka tätä ei olisi kirjattu seuran sääntöihin. Usein seuroista kerrotaan niukoista osallistujamääristä, joten saisiko etäyhteyden kautta mukaan enemmän osallistujia. Jos tiedossa on monivaiheisia äänestyksiä, pitää olla mahdollisuus osallistua niihin etäyhteyksin ja oikealla tavalla. Tästä syystä kannattaa huolella tutustua etäyhteyksien mahdollisuuksiin, toteaa ESLUn seuratoiminnan kehittäjä Kari Ekman.

- Nyt voi olla hyvä hetki myös pohtia seuran sääntöjen tarkastamista ja mahdollisia päivityksiä. Halutaanko sääntöihin kirjata etämahdollisuus, entä onko matkan varrella tullut sääntöihin muita muutettavia asioita? Muutokset pitää tehdä sääntöihin kirjatun prosessin tavoin. Kohdatessani seurojen edustajia muistuttelen heitä tarkastamaan sääntöjä säännöllisin väliajoin, jatkaa Ekman.

Hallituksen päätöksellä kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen kokouksen määräpäivään mennessä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Ilmoittautumisen tarkoituksena on selvittää hallitukselle, kuinka moni osallistuu fyysiseen kokoukseen ja kuinka moni etänä. Tämä helpottaa kokouksen käytännönjärjestelyjä.

Laki helpottaa yhdistysten toimintaa sallimalla seuraavat poikkeukset yhdistyslakiin:

• Sääntöjen estämättä yhdistyksen kevätkokous voidaan pitää 30.9.2020 mennessä.
• Yhdistyksen hallituksen päätöksellä etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen on mahdollista, vaikka etäosallistumismahdollisuutta ei ole mainittu säännöissä ja vaikka yhdistys ei ole hyväksynyt etäosallistumista sääntelevää äänestys- ja vaalijärjestystä.
• Yhdistyksen hallituksen päätöksellä sääntöjen estämättä yksityinen henkilö voi käyttää äänioikeuttaan yhdistyksen kokouksessa asiamiehen välityksellä.
• Yhdistyksen hallituksen päätöksellä myös valtuutettu saa valtuuttaa toisen valtuutetun käyttämään oikeuttaan yhdistyksen valtuutettujen kokouksessa.
• Valtakirjoilla äänimäärä voi olla enintään 10 % kokouksessa edustettujen äänimäärästä, jollei säännöissä sallita suurempaa ääniosuutta.
• Hallitus voi päättää, että 30.9.2020 mennessä järjestettävään yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikko ennen kokousta.
• Kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

Olympiakomitean sivuilla on linkki lakiin.

Lähde: Olympiakomitea