Turvallista seuratoimintaa digitaalisesti – mitä tämä tarkoittaa ja mitä pitäisi ottaa huomioon?

Excel-taulukoita, erilaisia sähköpostilistoja, toiminnanohjausjärjestelmiä, osallistujalistoja – unohtamatta seuratoimijoiden omille koneille kertyneitä muistiinpanoja. Miten tätä kaikkea voi hallita ja miten seurat voivat pysyä jatkuvasti kehittyvän digitaalisuuden perässä?

- Digitalisuus on hyvin laaja käsite. Asiaa voidaan käsitellä muun muassa tietoturvan ja tietosuojan kautta. Seuroissa tulisi ymmärtää näiden asioiden välinen suhde ja miten asioiden parissa toimitaan, sanoo Seura-Akatemian asiantuntijana toimiva Vitec Avoine Oy:n toimitusjohtaja Tuomo Heikkilä (kuvassa).

Lainsäädäntö koskee kaikkia toimijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja. Säätely kohdistuu tiedon suojaamiseen (tietoturva) sekä tiedon käsittelyyn ja käyttöön (tietosuoja). Heikkilä tiivistää asian niin, että tietoturva luo edellytykset tietosuojaan eikä hyvää tietosuojaa ole ilman tietoturvaa.

Tärkeintä olisi hahmottaa kokonaisuus ja löytää seikat, joihin seurassa voidaan puuttua ja joita kehitetään. Heikkilä suosittelee seuroja pohtimaan asiaa kolmesta eri kulmasta: juridinen näkökulma, mahdollinen mainehaitta ja luottamuksen rakentaminen.

- Media tarttuu helposti laiminlyönteihin, joten aihetta voi tarkastella lainsäädännön lisäksi maineenhallinnan näkökulmasta. Toimijoiden pitää pystyä osoittamaan tehdyt toimenpiteet. Näin myös osoitetaan kiinnostus asiaa kohtaan ja saadaan rakennettua luottamusta jäsenten suuntaan. On selvää, että tietoisuus omasta tietoturvasta ja tietosuojasta on kasvanut. Ihmiset ovat päivä päivältä tarkempia siitä, kuka heidän tietojaan käsittelee ja missä yhteydessä. Odotukset kohdistuvat myös seuroihin, toteaa Heikkilä yli 20 vuoden ohjelmistoalan kokemuksella.

Asioiden ymmärtäminen helpottaa kokonaiskuvan hahmottamisessa

Yksi keskeisimmistä haasteista seuratoiminnan parissa on Heikkilän mukaan se, että henkilötietoja käsittelee monet eri henkilöt. Lisäksi järjestelmiä saattaa olla paljon.
Seuroilla voi olla niukasti keinoja kontrolloida, miten ja missä vapaaehtoiset käyttävät eri järjestelmiä. Vuosien saatossa ihmiset ovat vaihtuneet ja järjestelmiä on uusittu pohtimatta kokonaiskuvaa.

- Tärkeintä on rakentaa askel askeleelta keskustelukulttuuri, jossa tietoturva ja tietosuoja ovat osa päätöksentekoa, ja niistä keskustellaan arjessa. Kyse on turvallisuuskulttuurin rakentamisessa, joka vie aikaa. Kaikkien ei tarvitse osata heti, mutta tahtoa asioihin perehtymiseen tarvitaan. Tällä ajatuksella pääsee jo pitkälle. Realistisesti ajateltuna kaikkea ei tarvitsekaan saada heti kuntoon, vaan työ on jatkuvaa toimenpiteiden tunnistamista ja toteuttamista, pohtii Heikkilä.

Seura-Akatemia-koulutus järjestetään 11.2.2021 – ilmoittaudu mukaan

Turvallista seuratoimintaa digitaalisesti -koulutuksen jälkeen osallistujilla on paremmat tiedot, joiden avulla työtä voidaan viedä pitkäjänteisemmin eteenpäin. Asioiden ymmärtämisen jälkeen on helpompi lähteä arvioimaan ja hahmottamaan seuran kokonaiskuvaa ja löytää mahdolliset kipupisteet. Illan aikana on jaossa myös konkreettisia vinkkejä suoraan käytäntöön.

Seura-Akatemia järjestetään webinaarina torstaina 11.2.2021 klo 18.00–21.00. Tilaisuuden hinta on 60 €/osallistuja. ESLUn jäsenten kannattaa hyödyntää jäsenetua, jossa kaksi osallistujaa pääsee koulutukseen yhden hinnalla.

Ilmoittaudu mukaan ESLUn tapahtumakalenterista 4.2.2021 mennessä.

Ilmoittautumisen yhteydessä voi lähettää ennakkokysymyksiä illan asiantuntijalle. Kysymykset käsitellään nimettöminä ja ilman seuratietoja.

Kuvituskuva: Pixabay