Seuran taloudenhoito ja sähköiset taloushallintojärjestelmät

Hämäläisellä (kuvassa) on vuosien kokemus taloushallinnon ja talouden ohjauksen kouluttamisesta. Hänen erityisosaamisalueita ovat yleishyödyllisten yhteisöjen taloudenhallinta ja kuntatalouden hallinta. Hämäläinen käsittelee aihetta vastaamalla Mistä tulee? -kysymyksiin.

Mikä sinua juuri nyt ihastuttaa?

Seuraan mielenkiinnolla taloushallintotyössä tapahtuvaa murrosta, ”sähköistymistä”, joka tuo myös urheiluseuroille mahdollisuuden uudistaa taloushallintoprosesseja. Uuden järjestelmän käyttöönotto ja uudet toimintatavat tulee kuitenkin suunnitella seuran tavoitteiden mukaisiksi.

Uusi sähköinen järjestelmä ei itsessään ole merkityksellinen, mikäli se ei paranna tai helpota merkittävästi seuratoiminnan ohjaamista ja raportointia. Tavoitteena tulisi olla pitkällä tähtäimellä myös kustannussäästöt.

Myös varojenhoidon valvonta ja hyväksymismenettelyt helpottuvat usein sähköisten järjestelmien käyttöönoton myötä, kun esimerkiksi joukkuelajien osalta voidaan luopua joukkueiden käytössä olevista omista pankkitileistä. Kun osasta manuaalisesta työstä luovutaan, niin seurantoimintaan osallistuvat voivat keskittyä jäsenten palvelemiseen ja siihen varsinaiseen toimintaan, jota varten seura on perustettu.

Tilintarkastustyö sähköisten järjestelmien avulla on myös tehokkaampaa, jolloin aikaa jää keskittyä olennaisiin tarkastuskohteisiin seuratoimintaan liittyen.  Edellytys tilitarkastustyön kannalta tietysti on, että kaikki kirjanpitoaineisto on myös täysin sähköisessä muodossa asianmukaisesti arkistoituna.

Mikä sinua juuri nyt vihastuttaa?

Sähköiset järjestelmät eivät kuitenkaan kaikilta osin ole suunniteltu yhdistys- ja urheiluseuramaailmaan soveltuviksi. Urheiluseurojen omia ilmoittautumis- ja laskutusjärjestelmiä ei saa myöskään suoraan integroitua yleisimpiin sähköisiin järjestelmiin. Kun taloushallintoprosesseja hoidetaan kahdessa ja joskus jopa kolmessa eri järjestelmässä, niin ei voida välttyä täsmäyttämis- ja seurantaongelmilta. Mikäli toimintaperiaatteita ei ole suunniteltu ja dokumentoitu riittävän huolellisesti, niin toiminnan ohjaaminen ja seuranta jää monesti puutteelliseksi.

Uuden järjestelmän käyttöönottaminen vaatii myös muutoksen johtamista. Uusien toimintatapojen myötä vanhoista toimintatavoista pois oppiminen on yhtä tärkeää.
Muutos vaatii myös aikaa ja oman kokemukseni myötä täydellistä muutosta ei tapahdu muutamien kuukausien aikana. Muutos vaatii 1 -2 vuotta, jolloin seuran vuosikellon mukainen kierto on saatu testattua kokonaisuudessaan uuteen toimintatapaan soveltuvaksi.  Muutos vaatii henkilöstön riittävää kouluttamista uuteen järjestelmään ja toimintatapoihin liittyen.

Kenelle haluaisit lähettää terveisiä?

Seurojen taloudesta vastaavien henkiöiden (hallituksen jäsenet, toiminnanjohtaja, taloussihteeri, joukkueiden johtajat) ja seurojen taloutta hoitavien palvelutuottajien kuten tilitoimistojen tulisi määrittää selkeät tavoitteet ja kriteerit uusille järjestelmille, jotta ne saadaan palvelemaan seuratoiminnan tavoitteita.

Tehkää vertailuja vähintään kolmen erilaisen järjestelmän välillä ja kysykää kokemuksia käyttäjiltä ennen kuin päätös uuden järjestelmän käyttöönotosta tehdään. Kun päätös uuden järjestelmän käyttöönotosta on tehty, niin järjestelmän käyttöönotto on hyvä toteuttaa projektiluontoisesti; määritetään tavoitteet, aikataulut ja toimenpiteet.

Itse olen uusien järjestelmien käyttöönoton yhteydessä havainnut hyödyllisenä työkaluna työnjakotaulukon. Listataan kaikki taloushallintotyöhön liittyvät työvaiheet ja määritellään niille vastuuhenkilöt. Kun osa manuaalisesti työstä poistuu, niin työn luonne muuttuu tällöin mahdollisesti täsmäytys-, valvonta- tai seurantatehtäväksi. Vastuuhenkilöt tulee kuitenkin määrittää kaikille tehtäville, jotta jokin keskeinen vaihe taloushallintotyöstä ei jäisi täysin hoitamatta uudessa toimintaympäristössä.

***

Seura-Akatemia järjestetään Sokos Hotel Presidentissä keskiviikkona 5.9.2018 klo 18.00–21.00. Koulutuksen hinta on 60 euroa + 3 euron toimistomaksu.

Illan teemat:

• Miten seura voisi siirtyä sähköiseen taloushallintojärjestelmään?
• Sähköisen taloushallintojärjestelmän hyödyt ja riskit
• Verkkopohjaisten taloushallintojärjestelmien vertailu ja soveltuvuus seuratoimintaan
• Taloushallintojärjestelmien ominaisuudet ja hinnat
• Mitä tulee huomioida siirryttäessä uuteen taloushallintojärjestelmään ja mitä projektisuunnitelman tulisi sisältää

Ilmoittaudu mukaan 23.8.2018 mennessä tästä. Toimi pikaisesti, sillä mukaan mahtuu 60 osallistujaa ilmoittautumisjärjestyksessä.

Seura-Akatemia on tarkoitettu seurojen hallitusten jäsenille, toimihenkilöille, joukkueenjohtajille, valmentajille ja kaikille aiheesta kiinnostuneille.

Lisätietoja: Kari Ekman, seuratoiminnan kehittäjä, kari.ekman(at)eslu.fi, puh. 050 407 7119