Tietosuojaseloste

Tietosuoja-asetuksessa säädetään henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista, jotka ohjaavat rekisterinpitäjää käsittelemään henkilötietoja rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia kunnioittavalla tavalla. Periaatteet vastaavat monilta osin henkilötietolain periaatteita, vaikka asetuksessa osaa näistä periaatteista on täsmennetty.

Tietosuoja-periaatteita ovat:

•    käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
•    käyttötarkoitussidonnaisuus
•    tietojen minimointi
•    tietojen täsmällisyys
•    tietojen säilytyksen rajoittaminen
•    tietojen eheys ja luottamuksellisuus
•    rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus

Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa. Rekisterinpitäjää koskevan osoitusvelvollisuuden johdosta rekisterinpitäjän on pystyttävä myös osoittamaan, että periaatteita noudatetaan. Rekisterinpitäjän on siis arvioitava, mitä periaatteet käytännössä tarkoittavat ja miten ne toteutuvat omassa toiminnassa. Periaatteiden noudattamisen osoittaminen edellyttää rekisterinpitäjältä muun muassa henkilötietojen käsittelyn aiempaa tarkempaa dokumentointia.

ESLUn tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Etelä-Suomen Liikunta ja Urheilu ry, ESLU (0954542-9)
Olympiastadion, Paavo Nurmen tie 1, 00250 Helsinki 
Toimiston sähköposti: eslu@eslu.fi
Yhteyshenkilö: Hannele Alander, puh. 040 503 8766, hannele.alander@eslu.fi

Luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri / koulutus- ja tapahtumaosallistujarekisteri / markkinointirekisteri

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Etelä-Suomen Liikunta ja Urheilu ry, ESLUn luottamushenkilöiden, ESLUn nykyisten ja entisten jäsenorganisaatioiden, toimintaan liittyvien muiden organisaatioiden sekä yhteistyökumppaneiden yhteys- ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään ESLUn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien ja osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen yhteys- ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta, ylläpito, kehittäminen ja markkinointi. Lisäksi rekisterin käyttötarkoitus on koulutus- ja tapahtumaosallistujien tietojen ajantasainen hallinta ennen kyseistä tilaisuutta, sen aikana ja sen jälkeen sekä tietojen ylläpito, kehittäminen ja henkilöryhmäkohtainen kohdennettu markkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1. ESLUn luottamushenkilöiden ja ESLUn nykyisten ja entisten jäsenorganisaatioiden yhteys- ja luottamushenkilöiden osalta yhdistyslainsäädäntöön.
2. sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekämahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etusopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3. koulutus- ja tapahtumaosallistujien osalta rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun.Rekisterinpitäjän etu näissä tilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
4. markkinointirekisterin ja kuvien käytön osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

• nimi
• postiosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• taustaorganisaatio
• rooli (markkinoinnin kohdentaminen)
• ESLUn toiminnan markkinointi (suostumus)
• ESLUn myöntämät kunniamerkit

Osallistujilta kerättävät tiedot:

• nimi
• postiosoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• sukupuoli
• taustaorganisaatio
• rooli
• syntymäaika (laivayhtiöitä ja leiritoimintaa varten)
• auton rekisterinumero (vain laivayhtiöitä varten)
• terveystiedot sis. ruoka-aineallergiat/erityisruokavalio (perusteluna rekisteröidynelintärkeä etu eli terveys)
• kuvat ja niiden käyttäminen (suostumus)
• ESLUn toiminnan markkinointi (suostumus)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ESLUn jäsenorganisaatioilta, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu ESLUn järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. ESLUn ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on ESLUn entinen tai nykyinen luottamushenkilö tai ESLUn jäsenorganisaation luottamus- tai yhteyshenkilö tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen jäsenorganisaation henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen (3) ja enintään kymmenen (10) vuoden vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä markkinointitarkoituksiin ja kuvan käyttämiseen. Rekisteröity voi antaa ESLUlle kanavakohtaisia markkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat ESLUn käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on ESLUn oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, ESLU käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. ESLU voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. ESLU voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

ESLUn luottamushenkilöiden ja ESLUn jäsenorganisaatioiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, yhteystiedot) (yhdistyslaki).

Sopimuskumppanien perus- ja yhteystiedot (sopimuksen tekeminen).

Terveystiedot sis. ruoka-aineallergiat/erityisruokavalio tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä) (sopimuksen tekeminen).

Seuraus, mikäli tietoja ei luovuta

ESLUn luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

ESLUn jäsenorganisaatioksi ei voida hyväksyä ilman pakollisten luottamus- ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen luovuttamista.

Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietoja saadaan myös jäsenorganisaatioilta ja ilmoittautumisjärjestelmistä

Tietojen luovuttaja on ESLUn jäsenorganisaatio, joka ilmoittaa omia luottamus- ja yhteyshenkilöiden tietoja. Tiedot saadaan jäsenorganisaatioilta, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
Tiedot kerätään koulutus- ja tapahtumailmoittautumisissa annetuista tiedoista. Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen eslu@eslu.fi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 22.4.2021, ja tarkistettu 2026.